Houd u waarnemingsregeling actueel

Een goede waarnemingsregeling is van groot belang voor de continuïteit van uw praktijk. Dit geldt in het bijzonder voor advocaten die een solopraktijk voeren. Bij een solopraktijk zijn cliënten immers vaak volledig afhankelijk van één advocaat. Wanneer deze door ziekte, vakantie of een andere vorm van (tijdelijke) verhindering uitvalt, moeten cliënten erop kunnen vertrouwen dat hun dossier toegankelijk blijft, termijnen worden bewaakt en lopende zaken tijdig worden opgepakt.

De Haagse Raad van de Orde constateert echter dat de waarnemingsregelingen in sommige gevallen niet altijd meer actueel zijn. Wijzigingen worden niet altijd doorgegeven, waardoor de geregistreerde gegevens niet meer overeenkomen met de feitelijke situatie. Wanneer de waarneming dan niet goed is geregeld, kan dit leiden tot onduidelijkheid voor cliënten, vertraging in de behandeling van dossiers en problemen bij toezicht.

Juist voor solopraktijken is een actuele en goed uitgewerkte externe waarnemingsovereenkomst essentieel. Daarmee is vooraf duidelijk wie de praktijk waarneemt, hoe toegang tot dossiers is geregeld, wie de bereikbaarheid waarborgt en hoe urgente zaken en termijnen worden afgehandeld. Dit is niet alleen in het belang van uw cliënten, maar sluit ook aan bij de verantwoordelijkheid van iedere advocaat om de continuïteit van de praktijkvoering te waarborgen.

De Raad verzoekt u daarom uw huidige waarnemingsovereenkomst nog eens tegen het licht te houden. Maak daarbij gebruik van de bestaande checklist (externe) vervangingsregeling en controleer of alle relevante afspraken daarin zijn opgenomen. Ontbreken onderdelen, dan adviseren wij u de overeenkomst hierop aan te passen. De checklist is te raadplegen via de website van de NOvA. Klik hier voor de checklist.

Daarnaast wijzen wij u op artikel 7.4, tweede lid, van de Verordening op de advocatuur (Voda). Op grond van deze bepaling is  een advocaat verplicht kenbaar te maken op welke wijze de vervanging of waarneming is geregeld. Zorg er daarom voor dat cliënten, advocaten van de wederpartij en andere relevante derden eenvoudig kunnen achterhalen wie uw praktijk tijdens uw afwezigheid of uitval waarneemt en hoe deze waarnemer kan worden bereikt.

Tot slot het verzoeken wij u met klem om wijzigingen in uw waarnemingsregeling binnen één week schriftelijk door te geven aan het Bureau, onder gebruikmaking van het model van deze checklist. Zo blijft de registratie actueel en betrouwbaar en kunnen onnodige problemen bij de waarneming, het toezicht en de dienstverlening aan cliënten worden voorkomen.