Klachtenregeling van de Orde van Advocaten bij de Hoge Raad der Nederlanden

Artikel 1 – Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

Orde: Orde van Advocaten bij de Hoge Raad der Nederlanden, zijnde de publiekrechtelijke beroepsorganisatie van de gezamenlijke advocaten, die bij de rechtbank Den Haag zijn ingeschreven, als bedoeld in artikel 17 lid 2 Advocatenwet;
Bestuur: het bestuur van de Orde, bestaande uit de leden van de raad van toezicht, onder wie de deken;
Klager: degene die schriftelijk een klacht indient bij het bestuur over de wijze waarop de Orde zich jegens hem heeft gedragen;
Personen werkzaam bij de Orde: de bij het Bureau van de Orde werkzame personen.

Artikel 2 - Klachtrecht

1. Een ieder heeft het recht om over de wijze, waarop de Orde zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem heeft gedragen, bij het bestuur een klacht in te dienen.
2. Een gedraging van een persoon, werkzaam bij de Orde wordt aangemerkt als een gedraging van de Orde, voor zover deze gedraging aan de Orde kan worden toegerekend.
   
3. Bij het bestuur kunnen geen klachten worden ingediend over het optreden van individuele advocaten als zodanig, als bedoeld in artikel 46 Advocatenwet.
   
4. Het bestuur draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen.
   

Artikel 3 - Klaagschrift

1. Indien een schriftelijke klacht betrekking heeft op een gedraging jegens de klager en voldoet aan de vereisten van het tweede lid van dit artikel, zijn de artikelen 4 tot en met 10 van deze klachtenregeling van toepassing.
   
2. Een klaagschrift moet worden ondertekend en ten minste bevatten:
   
   1. de naam en het adres van de klager
      
   2. de dagtekening
   3. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht en het tijdstip van de gedraging.
3. Klaagschriften, die niet gedagtekend zijn, worden geacht gedagtekend te zijn op de dag van ontvangst.
4. Indien het klaagschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor de goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, dient de indiener zorg te dragen voor een vertaling.
5. Indien de klager minderjarig is, respectievelijk onder curatele is gesteld, moet de klacht worden ondertekend door de met het gezag beklede ouder of voogd, respectievelijk de curator.

Artikel 4 - Afdoening in der minne

1. In iedere fase van de klachtbehandeling gaat het bestuur na of de klacht (informeel) in der minne kan worden afgehandeld.
2. Zodra het bestuur naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze regeling. Dit wordt aan klager schriftelijk bevestigd, met gelijktijdig afschrift aan de Nationale Ombudsman, indien deze de aanvankelijk bij hem ingediende klacht ter interne afdoening aan de Orde had doorgezonden.

Artikel 5 - Bijstand van klager

1. Een klager en degene op wiens gedragingen de klacht betrekking heeft kunnen zich voor eigen rekening door een gemachtigde laten bijstaan of laten vertegenwoordigen.
2. Het bestuur kan in dat geval een schriftelijke volmacht verlangen.
3. Het bestuur kan bijstand of vertegenwoordiging door een persoon, tegen wie ernstige bezwaren bestaan, weigeren.
4. Het tweede en derde lid zijn niet van toepassing ten aanzien van advocaten en procureurs.

Artikel 6 - Ontvangstbevestiging; door- en toezending en administratie

1. Het bestuur bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk onder mededeling van de datum van ontvangst van het klaagschrift en onder toezending van een afschrift van deze regeling.
2. Het bestuur zendt een klaagschrift tot behandeling waarvan kennelijk een andere instantie bevoegd is, onverwijld naar die instantie door onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de klager.
3. Het bestuur zendt een klaagschrift dat niet voor hem bestemd is en dat ook niet wordt doorgezonden, zo spoedig mogelijk terug naar de klager.
4. Het bestuur zendt een afschrift van het klaagschrift en de daarbij meegezonden stukken aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
5. Niet dan nadat de klager in de gelegenheid is gesteld het klaagschrift binnen een door het bestuur te stellen termijn aan te vullen, kan het bestuur besluiten het klaagschrift dat niet aan artikel 3, eerste, derde of vierde lid voldoet, niet te behandelen.
   
6. Het bestuur registreert en administreert binnengekomen klaagschriften en zorgt voor een goede voortgangscontrole.

Artikel 7 - Geen verplichting tot klachtbehandeling

1. Het bestuur is niet verplicht de klacht te behandelen, indien zij betrekking heeft op een gedraging:
   1. waarover door de klager reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze regeling is afgedaan;
   2. waarover door de klager reeds eerder een tuchtrechtelijke klacht als bedoeld in artikel 46C Advocatenwet is ingediend;
   3. die langer dan twaalf maanden voor schriftelijke indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
   4. waartegen de klager bezwaar als bedoeld in artikel 1:5, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht kan of had kunnen maken;
   5. waartegen de klager beroep als bedoeld in artikel 1:5, derde lid van de Algemene wet bestuursrecht kan of had kunnen instellen;
   6. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is dan wel onderworpen is geweest;
   7. zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.
2. Het bestuur is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel de ernst van de gedraging kennelijk van onvoldoende gewicht is.
3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht stelt het bestuur de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk en gemotiveerd in kennis.

Artikel 8 - Gelegenheid tot horen

1. Het bestuur stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord.
2. Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
3. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

Artikel 9 - Behandeling en beslissing

1. Het bestuur handelt de klacht binnen zes weken na ontvangst van het klaagschrift af.
2. Het bestuur kan de behandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
3. Wanneer de klacht een lid van het bestuur betreft, neemt dit lid niet aan de behandeling van de klacht deel.
4. Betreft de klacht het gehele bestuur dan neemt de deken de klacht in behandeling.

Artikel 10 - Afdoening
Het bestuur stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt, met vermelding dat klager zich desgewenst binnen 12 maanden kan wenden tot de Nationale Ombudsman.

Artikel 11 - Registratie en publicatie
Het bestuur van de Orde draagt zorg voor registratie van de bij hem ingediende schriftelijke klachten. De geregistreerde klachten worden naar aantal en soort jaarlijks vermeld in het jaarverslag van de Orde.

Artikel 12 - Overgangsbepaling
Een klacht die na inwerkingtreding van deze regeling is ingediend wordt, mits de gedraging waarop zij betrekking heeft na 1 januari 2004 heeft plaatsgevonden, met inachtneming van deze regeling behandeld. 

Artikel 13 - Citeertitel, bekendmaking en inwerkingtreding

1. Deze regeling kan worden aangehaald als klachtenregeling van de Orde van Advocaten bij de Hoge Raad der Nederlanden.
2. Zij wordt gepubliceerd op www.advocatenorde-denhaag.nl en treedt in werking met ingang van de dag van publicatie.

Aldus vastgesteld te 's-Gravenhage op 25 mei 2004
Gepubliceerd op 4 juni 2004 op www.advocatenorde-denhaag.nl
Gewijzigd vastgesteld op 28 oktober 2004
Gepubliceerd op 29 oktober 2004